Unsere Vorgehensweise: Der Weg zu Ihrem individuellen DMS

IST-Analyse

Grundvoraussetzung für die Auswahl eines DMS ist es, sich vorher die nötige Zeit für eine sorgfältige Ist-Analyse der Ausgangslage zu nehmen. In einem Workshop ist zusammen mit ihnen, auf Wunsch auch mit Ihren Mitarbeitern, zu klären, welches „Dokumentenproblem“ gelöst werden soll. Gerne kommen wir auch zu Ihnen, um uns einen Einblick in Ihre Arbeitsabläufe zu verschaffen. Nach dem Workshop sollten konkrete „Dokumentenprobleme“ definiert werden, die es zu lösen gilt. 

Zum Beispiel verbringen Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Dokumentensuche, oder es gibt zu viele Dokumentenversionen, oder zu viele Mitarbeiter haben Zugriff auf ein Dokument.  Es gibt vielerlei Möglichkeiten, oft sind es auch mehrere Prozesse die optimiert werden sollen. Manchmal möchte ein Unternehmen auch nur Ihre Papierdokumente digitalisieren, um sich an den digitalen Markt anzupassen.

Ergebnis Präsentation

Auf Grundlage der definierten „Dokumentenprobleme“ wird ein Lösungskonzept erarbeitet. D.h. unser DMS wird für Sie so individualisiert, dass es an Ihre Bedürfnisse angepasst wird und Ihre Arbeitsprozesse optimieren wird.

Das Ergebnis wird ihnen von unseren zuständigen Spezialisten präsentiert.

Unverbindliches Angebot

Nach Einarbeitung Ihrer Wünsche wird Ihnen ein unverbindliches Angebot unterbreitet. Entspricht das Angebot Ihren Vorstellungen oder besteht noch weiterer Klärungsbedarf oder/und Änderungswünsche.

Implementierung

Entspricht das Angebot zu 100% Ihren Wünschen kann es von unserer Spezialisten implementiert werden. Dabei werden alle Ihre bestehenden Anwendungen an das neue System angepasst und integriert. Nach wiederholten Testläufen wird sichergestellt, dass alle Anwendungen und Funktionen entsprechend funktionieren. Ihre Mitarbeiter können während der Implemetierungsphase wie gewohnt und ohne Einschränkungen weiterarbeiten.

Begleitung/Schulung

Sie und Ihre Mitarbeiter bekommen eine detaillierte Einweisung zu Ihrem DMS. Weiterhin werden zusammen mit ihnen verschiedene Testdurchgänge durchgeführt. Da das DMS als normales Netzlaufwerk bzw. Internet-Explorer angezeigt wird und keine zusätzliche Benutzeroberfläche benötigt wird, können Ihre Mitarbeiter ganz wie gewohnt arbeiten. Das bedeutet für Sie, aufwendige Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten werden auf ein Minimum reduziert. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch nach der Implementierung für weitere Fragen zu Verfügung.